KI-Protokolle per Sprache erstellen – für Bau, Pflege, Meetings und Immobilien

Sprechen Sie Ihre Beobachtungen direkt ins Smartphone oder laden Sie vorhandene Audiodateien hoch. DokuBasis transkribiert die Aufnahme und ordnet Inhalte automatisch den passenden Feldern Ihrer Protokollvorlage zu. Anschließend können Sie das Ergebnis prüfen, ergänzen und als PDF oder Word-Dokument exportieren.

Vom gesprochenen Wort zum fertigen Protokoll

DokuBasis verbindet Spracheingabe, KI-gestützte Strukturierung und Dokumentenexport in einem durchgängigen Arbeitsablauf.

Aufnehmen oder hochladen

Diktieren Sie direkt im Browser oder importieren Sie mehrere vorhandene Audioaufnahmen im MP3- oder M4A-Format.

Automatisch strukturieren

Die KI transkribiert Ihre Sprache und übernimmt erkannte Informationen in die Felder der gewählten Vorlage.

Prüfen und exportieren

Bearbeiten Sie das strukturierte Ergebnis und laden Sie Ihr Protokoll inklusive Fotos als PDF oder Word-Datei herunter.

So funktioniert's

Beispiel: Immobilien

Weniger Tipparbeit, vollständigere Dokumentation

Nicht nur Audio in Text: DokuBasis erstellt aus Ihren Angaben ein bearbeitbares, strukturiertes Protokoll.

Mehrere Audioaufnahmen

Nehmen Sie Sprache direkt auf oder kombinieren Sie mehrere MP3- und M4A-Dateien in einem Protokoll.

KI-gestützte Strukturierung

Erkannte Mängel, Aufgaben, Beteiligte und weitere Angaben landen automatisch in den passenden Feldern.

PDF- und Word-Export

Exportieren Sie geprüfte Protokolle als PDF oder DOCX und verwenden Sie sie direkt weiter.

Fotos im Protokoll

Dokumentieren Sie Zustände und Mängel mit Fotos, die auch in den Export übernommen werden.

Glossar für Fachbegriffe

Hinterlegen Sie Namen, Firmen und Fachbegriffe, damit diese bei der Transkription besser erkannt werden.

Lokale Speicherung

Ihre Protokolle und Formularwerte werden lokal im Browser auf Ihrem Gerät gespeichert.

Protokollvorlagen für unterschiedliche Arbeitsbereiche

Jede Vorlage fragt die für den jeweiligen Einsatz relevanten Informationen ab. Die KI ordnet Ihre gesprochenen Angaben entsprechend zu.

Bautagebuch nach VOB

Erfassen Sie Wetter, Firmen, Personalstärke, Gewerke, Behinderungen, Anordnungen und Abnahmen.

Ambulantes Pflegeprotokoll

Dokumentieren Sie Beobachtungen und durchgeführte Maßnahmen strukturiert per Sprache.

Immobilienaufnahme

Erstellen Sie bei der Besichtigung ein Raumbuch, erfassen Sie Mängel und sammeln Sie Angaben für das Exposé.

Besprechungsprotokoll

Halten Sie Themen, Ergebnisse, Aufgaben, Verantwortliche und Termine nachvollziehbar fest.

Sicherheit und Wachdienst

Nutzen Sie Vorlagen für Sicherheitsbegehungen, Gebäudesicherheit und den Wachdienst.

Allgemeine Dokumentation

Für Hausmeisterprotokolle, tägliche Journale und frei einsetzbare allgemeine Protokolle.

Datenschutz & Sicherheit

Wir benennen transparent, wo Ihre Protokolldaten gespeichert und wo Audioaufnahmen für Transkription und Strukturierung verarbeitet werden.

Hosting in Deutschland

Die DokuBasis-Server werden bei Hetzner in Deutschland betrieben. Protokolle und Formularwerte speichert die Web-App lokal in Ihrem Browser.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Maßnahmen (TOM)

KI-Dienste in der EU

Für Transkription und Strukturierung verwenden wir Azure Whisper und GPT in der Region Schweden (EU). Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

TOM & AVV für Azure-Dienste

Fragen zu DokuBasis

Welche Protokolle kann ich mit DokuBasis erstellen?

Zur Auswahl stehen unter anderem ein Bautagebuch nach VOB, Pflege-, Besprechungs-, Immobilien-, Sicherheits-, Wachdienst- und Hausmeisterprotokolle sowie eine allgemeine Vorlage.

Kann ich vorhandene Audiodateien verwenden?

Ja. Neben der direkten Aufnahme im Browser können Sie mehrere Audiodateien im MP3- oder M4A-Format zu einem Protokoll hinzufügen.

Kann ich Fotos in das Protokoll aufnehmen?

Ja. Sie können Fotos mit der Kamera aufnehmen oder vorhandene Bilder auswählen. Die Bilder lassen sich zusammen mit dem Protokoll exportieren.

Kann ich ein Protokoll als PDF oder Word-Datei exportieren?

Ja. Nach der Kontrolle und Bearbeitung können Sie das fertige Protokoll als PDF oder DOCX herunterladen.

Wo werden meine Protokolle gespeichert?

Protokolle, Formularwerte und hinzugefügte Medien werden lokal im Browser auf Ihrem Gerät gespeichert. Informationen zur Verarbeitung durch die KI-Dienste finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Kann ich DokuBasis kostenlos ausprobieren?

Ja. Nach der Anmeldung mit Google oder Microsoft stehen Ihnen fünf Protokolle zum kostenlosen Ausprobieren zur Verfügung.